lupa x
user

Digitalizace ekonomických agend v prostředí veřejné správy

Digitalizace ekonomických agend v prostředí veřejné správy

05.04.2021 , Aktualizováno 04.04.2021

Pro města a obce

1 komentářů

Digitalizace ekonomických agend v prostředí veřejné správy

1. díl seriálu společnosti DYNATECH jak na digitalizaci účetnictví, finanční kontrolu, rozpočet a další oblasti

Vývoj technologií a společnosti i aktuální nutnost home office intenzivně nutí veřejnou správu adaptovat se na digitalizaci ekonomických agend. Přechod na ni je ale velký zásah do chodu úřadu. Pozor, není to jednorázová akce, nýbrž dlouhodobý proces. Počítejte s odporem až resistencí některých zaměstnanců a jejich zaběhlými rituály. Ale i vedení měst a obcí mívá zažité rigidní řízení. Věřte ale, že úsilí digitalizovat a výdrž se vyplatí a úspory (finanční i procesní) se časem pozitivně projeví.

Vedení účetnictví digitálně není novinkou. Plná digitalizace účetnictví a ekonomických agend (příjem/ odesílání dokumentů, zápisy do relevantních informačních systémů (tzv. bookkeeping) dle jejich povahy, reporting a archivace digitálních dokumentů) však novinkou je. Víte ale o tom, že pro orgány veřejné správy platí, že požadavek průkaznosti účetních záznamů dle § 33a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, se naplní řídící kontrolou dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole? Účetní záznamy musí splňovat parametry průkaznosti, které jsou v případě nakládání s veřejnými prostředky specifikovány a podrobně stanoveny pravidly řídící kontroly. Proto je vhodné účetnictví neoddělovat, ale propojit jej s výkonem řídící kontroly.

Pokud už doklad schvaluje správce rozpočtu, není třeba rozpočet oddělovat od procesu, ale rovnou zaznamenat daný příjem nebo výdaj vztahující se k operaci. Když už je příslušný doklad právní fáze (smlouva, objednávka) schválen řídící kontrolou, proč jej rovnou neuveřejnit do registru smluv a nevyužít k tomu informační systém, který sám smlouvu uveřejní, a ještě automatizovaně pohlídá soulad s legislativou?

Legislativa k ekonomickým agendám je sice separátní, i když spolu všechny procesy úzce souvisí a jejich propojení předchází rizikům (opomenutí, duplicita, neinformovanost příslušných osob aj.). Další agendy jako reporting autoritám, zpracování a reporting daní, mzdová a personální agenda jsou rovněž příklady ekonomických agend vhodných k digitalizaci.

 

Ekonomické agendy k digitalizaci

  • Vedení účetnictví
  • Finanční kontrola
  • Registr smluv
  • Vedení rozpočtu
  • Archivace

 

Co platná legislativa?

Bohužel česká legislativa není plně na digitalizaci připravena. Když se podíváme na hlavní ekonomické agendy jako účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.), finanční kontrola (zákon č. 320/2001 Sb.), rozpočet (250/2000 Sb.), legislativa je v nich 10 až 20 let pozadu. Stále předpokládá existenci účetních knih, očekává archivaci na papíře a neodpovídá rychlému vývoji v IT. I přesto je nutné jí vyhovět. Ovšem v praxi vám jakákoliv komerční firma naimplementuje software podle vašich přání, což může být rizikové. Už implementace softwaru u ekonomických agend musí být propracována s důrazem na soulad s legislativou.

 

Na co si dát pozor

  • Dodržení schvalovacích postupů v souladu s § 11–§ 14 vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., a neumožnit uživatelům měnit workflow
  • Promítnutí příjmů a výdajů jednotlivých operací do rozpočtu
  • Neumožnit uveřejnit do Informačního systému registru smluv doklad, který nesplňuje požadavky § 5 zákona č. 340/2015 Sb. (identifikace smluvních stran, předmět smlouvy, cena, datum uzavření a strojová čitelnost příloh)
  • Průkaznost a dlouhodobou archivaci auditní stopy v souladu s požadavky § 23 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (výstupním datovým formátem dokladu o provedení řídící kontroly musí být dokument ve formátu Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005), který garantuje zobrazení dokumentu ve všech budoucích verzích počítačových programů)
  • Provázanost jednotlivých ekonomických agend
  • Bezpečnost dat

 

Co by měly obsahovat vnitřní předpisy s přechodem na digitalizaci

Vnitřní předpisy v oblasti ekonomických agend při přechodu na digitalizaci musí jistě obsahovat:

  • Používané softwarové nástroje pro jednotlivé ekonomické agendy (názvy a dodavatele), alternativně používané hardwarové vybavení (pracovní stanice, notebooky).
  • Osoby oprávněné používat softwarové nástroje a jejich unikátní přihlašovací údaje
    • V souladu se Stanoviskem Centrální harmonizační jednotky Ministerstva financí
      č. 3/2018 pro účely řídicí kontroly je postačující prokázání identity podepisujícího nezměnitelným záznamem v informačním systému (přihlášení pomocí přihlašovacího jména a hesla a informace o datu provedení záznamu).
  • Osoby odpovědné za konverzi analogových záznamů (účetních a daňových) do digitálních
    a způsob této konverze (upravuje § 11 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty).
  • Uchovávání dokladů – archivace v elektronické podobě.
  • Auditní stopy (jejich formát a úschova).
  • Vystavování dokladů v elektronické podobě (v jakém softwaru, v jakém formátu, kdo je za ně odpovědný).
  • Přijímání dokladů v elektronické podobě (na jaké úložiště, kdo je za tuto agendu odpovědný).
  • Odesílání dokladů v elektronicky (odkud a kdo je za tuto agendu odpovědný).
  • Digitální skartace účetních záznamů (způsob, používaný software).
  • Pracovní postupy při oběhu dokladů v elektronické podobě (nejlépe procesně modelované).
  • Rozdělení odpovědností a pravomocí v jednotlivých agendách s odkazem na vystavená pověření pro jednotlivé oblasti (zejména pro příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní, osoby odpovědné za účetní případ a zaúčtování, funkční pozice odpovědné za uveřejnění do registru smluv a za správu rozpočtu).

 

Čím začít?

Digitalizaci se určitě nevyhnete, začněte s ní už nyní! Naše budoucnost je postavena na datech, práci strojů a automatizaci. Ideální způsob digitalizace ekonomických agend spočívá v tom, že se naplní legislativní požadavky, operace se schválí z mobilu bez obíhání kanceláří, automaticky se čerpá z rozpočtu, vše se zaúčtuje ideálně samo a bezchybně.

Začněte skenováním došlých papírových faktur a účtenek a odesíláním faktur v pdf emailem (na co fakturu tisknout, když vznikne v počítači a poté se zase do počítače eviduje), využívejte formát elektronické fakturace ISDOC, který je považován za národní standard a umožňuje bezpapírovou výměnu faktur a dalších dokladů, jejich rychlé zpracování (import i export do informačních systémů).

Ing. Monika Fröhlichová, MSc.,
Certifikovaný interní auditor ve veřejné správě – Senior

 

2. díl seriálu, který vyjde v květnovém vydáním časopisu PRO města a obce, vám přinese praktické informace k digitalizaci, jak naplnit požadavky průkaznosti, minimalizovat náklady či jak na veřejnosprávní kontrolu v digitálním prostředí.

Komentáře

1 komentářů

Pro města a obce

05.06.2021 09:01

[…] 2. díl seriálu (1.díl seriálu ZDE) […]