lupa x
user

Na ingrediencích a pracovních postupech záleží

Na ingrediencích a pracovních postupech záleží

07.09.2020 , Aktualizováno 05.02.2021

PRO města a obce

Na ingrediencích a pracovních postupech záleží

ve Frenštátu pod Radhoštěm plánují další elektronizaci služeb, zvažují

portál občana Ing. Petra Kubenky, tajemníka městského úřadu Frenštát pod Radhoštěm, jsme se zeptali na jeho zkušenosti se zaváděním elektronizace a spolupráci se společností VERA.

Kdy a jak začala spolupráce s VEROU?

První smlouva byla podepsaná na konci roku 2000. V průběhu následujícího roku jsme zprovoznili téměř všechny agendy systému VERA Radnice, včetně spisové služby. S účetnictvím jsme u dosavadního dodavatele byli spokojeni, takže jsme u něj zůstali a rozjeli jsme v ekonomice jen příjmové agendy, rozpočet a výdaje, včetně banky a centrální pokladny. Jak se systém VERA rozvíjel, měnila se legislativa a rostly administrativní i funkční požadavky na výkon úřadu, nasazovali jsme nové agendy, propojovali je mezi sebou a přidávali nové funkce a výstupy. Uživatelé systém uvítali a velice rychle si na něj zvykli. Na rozdíl od původního stavu měli teď jednodušší práci, méně duplicitního přepisování a s výjimkou účetnictví všechny informace pohromadě. Systém využívají nejen referenti, ale i vedení. Zavedli jsme například moduly eJednání a eÚkoly, za velký úspěch považuji, že v eJednání pracují všichni zastupitelé.

Co bylo impulsem, že jste se rozhodli dokončit integraci a přidat do systému i účetnictví?

Začalo to zákonem o finanční kontrole. Pro celý úřad jsme ve VERA Radnici zprovoznili i rozpočet a k tomu zavedli elektronické procesy. Skutečnost jsme pravidelně týdně importovali ještě stále ze starého účetnictví. Referenti na odborech brzy ocenili, že nemusí vše dohledávat a dopočítávat ručně. V systému informace jsou, proč je tedy nemít k dispozici? Rozhodnutí padlo v roce 2018.

A pustili jste se do implementace účetnictví?

Začali jsme samozřejmě analýzou: cíle byly jasné, museli jsme prověřit pracovní postupy a identifikovat, kde a co je třeba změnit. Úpravy se dotkly prakticky všech ekonomických agend a celého úřadu. V souvislosti s finanční kontrolou jsme kladli důraz na to, aby všichni pracovníci úřadu pochopili, jak bude systém nově fungovat a kde co najdou. Všechny uživatele pracující s ekonomickými doklady jsme proškolili na změny v práci s konkrétními agendami a účtaře mimo jiné i na nastavení a změny šablon pro zajištění automatického účtování. Uvědomujeme si totiž, že motivovaný a vyškolený uživatel pracuje snadněji a rychleji. Odvádí kvalitnější práci, a i lidsky se cítí lépe než uživatel, který má skvělý systém, ale neví, co s ním.

Co pro vás bylo při této klíčové změně podstatné?

Důležité bylo, že jsme se měli o koho opřít. VERA detailně zjistila naše potřeby, společně jsme prodiskutovali cíle a procesy a našli řešení. Došlo k nějakým změnám i v metodických postupech. VERA má zkušenosti s různými variantami fungování úřadů, a tak doporučila to nejvhodnější pro nás. Vyšla nám vstříc i v přechodném období po zahájení provozu, kdy pro nás byli konzultanti a metodici operativně k dispozici. Když to shrnu, naše spolupráce opravdu přinesla očekávaný výsledek. Vedení úřadu ocenilo, že vznikl proaktivní tým. Kolegové se zamysleli nad tím, co využívají a jak to využívají, že nemá smysl něco ručně přepisovat, ale integrovat a tím získat vše potřebné automaticky a online. Výhodou je, že naši ekonomové rádi využívají technologie, systém si nastavili, vyladili a mají chuť jej nadále rozvíjet.

Takže nyní u vás již funguje i nová ekonomika?

Ano, pro činnosti úřadu kompletně využíváme VERA Radnici. Účetnictví a rozpočet jsou propojeny s agendami, plně elektronicky probíhá schvalování finančního krytí smluv, objednávek a faktur. Souběžně je v provozu elektronická spisová služba, došlou poštu kompletně skenujeme, snažíme se automatizovat vše, co se jeví jako vhodné. Uživatelé agend ani nemusí do spisovky vstupovat, potřebné funkce a dokumenty mají u svých případů v agendě. Vedení města má pro rozhodování k dispozici online finanční přehledy. Pracujeme novým způsobem už více než rok a jsme spokojeni.

Jak se město vypořádalo s mimořádnými opatřeními?

Velice přínosně se v současné době koronaviru a omezeného fungování úřadu při mimořádných opatřeních projevila elektronizace agend, takže referenti mohli bez problémů vykonávat svou práci z domova (home office) a město se tak přiřadilo k moderním společnostem.

Co budete rozvíjet dál?

Máme ambice rozvíjet i takové oblasti, jako je hřbitovní agenda, pracujeme na mapových podkladech a s VEROU jsme dohodnuti na jejich propojení s daty v agendě. V souladu s trendem eGovernmentu se zaměříme i na další elektronizaci služeb pro naše obyvatele. Do budoucna uvažujeme o portálu občana, který lze online provázat s našimi agendami. Aktuálně uvažujeme o implementaci modulu Rozvojové plány a projekty, který systematicky sumarizuje data z celého IS VERA pro manažerské potřeby. Určitě je zajímavé mít statistiky a grafy ze spisové služby. Starosta a rada města by uvítali pohledy na finance a majetek včetně meziročních srovnání a trendů. Zavedením těchto manažerských funkcí využijeme to, co jsme udělali doposud. Výhledově bychom chtěli sjednotit využívání informačního systému i u našich příspěvkových organizací. Jako správní hospodáři bychom pak mohli snadněji a online nahlížet na jejich finance. Pravidelné výkazy, které jako zřizovatel dostáváme, bychom mohli mít k dispozici prakticky bezpracně.

Slovo na závěr…

Snad jen přirovnání – rád vařím a vím, že stejně jako použité ingredience a profesionální postupy dokážou udělat z běžného jídla kulinářsky zážitek, tak i integrace a eProcesy povýšily náš systém na zcela novou úroveň. Fungujeme moderně. Ale stále ještě máme co dělat. Důležité je, že máme tvůrčí prostředí, chuť ke změnám a rozumíme si odborně i lidsky s dodavatelem.

Komentáře

0 komentářů